Vous allez prochainement réaliser un tournage dans votre entreprise, mais vous vous demandez comment cela se déroule et par où commencer ? Bien que cela puisse sembler simple et intuitif, il y a en réalité plusieurs aspects logistiques et organisationnels essentiels à considérer. En effet, pour garantir le succès de votre tournage, il est important de bien préparer les lieux, de vous coordonner efficacement avec votre équipe et les prestataires, et de prendre en compte divers éléments techniques et de sécurité.
Dans cet article, nous vous dévoilons tous les axes et les clés nécessaires pour réaliser un tournage optimal, sans erreurs ni imprévus.
Phase préparatoire en interne
Tout d’abord, pour votre tournage, il est impératif de bien vous préparer en amont afin d’accueillir l’équipe de tournage dans les meilleures conditions. L’image de votre entreprise se reflète dans la qualité de la vidéo et l’atmosphère qu’elle dégage.
Pour cela - on s’assure :
- Ranger soigneusement son espace d’espace de tournage :
- Éliminez tous les papiers éparpillés
- Remplacez ou retirez les plantes abîmées,
- Enlevez les cartons et autres objets encombrants.
En somme, dégagez et organisez l’espace de manière à créer un environnement propre, ordonné et professionnel. Cette préparation est essentielle pour garantir que la vidéo reflète positivement votre entreprise.
Ensuite, il est important de rappeler que votre apparence personnelle et de vos équipes représente également l’image de l’entreprise. Il est impératif de projeter une image soignée, professionnelle et avantageuse. Pour vous-même et vos employés, veillez à être habillés de manière appropriée, afin de donner la meilleure impression possible à la caméra. Si votre entreprise dispose d’uniformes ou de signes distinctifs, n’hésitez pas à les porter lors du tournage pour renforcer l’identité visuelle de votre marque.
Si vous souhaitez obtenir plus d’informations sur la manière de vous habiller pour ce type d’exercice, nous vous invitons à consulter notre récent article intituler « être interviewé » qui répondra à toutes vos questions.
Informez vos salariés sur leurs droits à l'image
En conséquence, vous devrez informer l’équipe de tournage, en amont, des personnes qui participeront ou non au tournage. Chaque personne impliquée devra remplir une autorisation de droit à l’exploitation de son image afin de respecter les exigences légales.
Si le tournage est restreint et concerne peu ou pas de salariés, organisez une journée en télétravail, ce qui vous permettra de garantir le calme sur le plateau et d’éviter toute interruption. À l’inverse, si vous réalisez un tournage dans un but corporatif ou publicitaire, faites en sorte de réunir le plus grand nombre de personnes pour représenter l’entreprise et créer une atmosphère dynamique et engagée.
Si vous souhaitez avoir plus d’informations sur « le droit à l’image », nous vous invitons à consulter notre dernier article intituler « Le droit d’auteur et d’image expliqué par Maître Jérôme Tassi » qui répondra à toutes vos questions.
La sécurité sur place
Pensez également à la sécurité sur les lieux de tournage. Assurez-vous que l’équipe de prestataire soit vigilante en termes de : câbles, caméras et autres équipements ne bloquent pas les passages, afin de prévenir les risques et les obstacles en cas d’incendie. Il est primordial de maintenir les voies d’évacuation dégagées et accessibles.
Pour les câbles, faites attention à ce qu’ils soient fixés au sol avec du ruban adhésif ou utilisez des passages de câbles, et rappeler d’évité de placer les caméras dans les passages, notamment près des escaliers ou d’autres zones conduisant aux sorties de secours. Ces précautions garantiront un environnement sûr et sans entraves pour tout le monde.
✨ Petit plus ✨
Prévoyez l’espace, les comédiens, les lieux
N’oubliez pas de prévoir les comédiens, si nécessaire, afin de les sélectionner en amont, ou voyez avec l’équipe de tournage s’ils peuvent prendre en charge le casting, dans le cadre de comédiens externe. Il est également important de réaliser des repérages avant le tournage, vous permettant de bien évaluer l’espace, de le préparer et de l’adapter en fonction des besoins. Prenez en compte des aspects tels que la lumière, les décors et la sonorisation. Ces préparations permettront d’assurer que tout est en place pour un tournage réussi et sans trop de surprises.
Phase préparatoire avec l'équipe de tournage
Vous avez préparé vos lieux et informé vos salariés, accomplissant ainsi la moitié de la mission. Il est maintenant temps de discuter plus en détail avec l’équipe technique qui sera présente. Vous aurez déjà communiqué toutes les consignes de sécurité et de réglementation, mais il est essentiel de vérifier les ressources spécifiques qu’ils apporteront sur place et de coordonner avec eux pour assurer un déroulement fluide du tournage.
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Lors de la prise d’informations avec l’équipe technique, discutez de l’espace nécessaire en fonction du matériel dont elle aura besoin. Assurez-vous également de leur indiquer les détails concernant l’accessibilité sur place, tels que la disponibilité d’un ascenseur ou d’un espace de déchargement. Cela permettra à l’entreprise prestataire de préparer son matériel en conséquence et de s’adapter aux conditions. Par exemple, si l’ascenseur est indisponible, prévenez-les à l’avance, car cela peut compliquer le transport du matériel qui peut être conséquent (caisses, projecteurs, caméra, etc).
Le jour J : piloter
Vous voilà maintenant le jour du tournage. Vous avez préparé tout ce dont vous aviez besoin, et l’équipe de tournage est présente et dispose de l’espace nécessaire. Une fois sur les lieux de tournage, toute l’équipe se prépare et commence à décharger le matériel. Prévoyez un temps de préparation supplémentaire en plus des horaires de tournage nécessaires.
Comptez au grand minimum 1 à 2 heures d’avance (cela dépend évidemment de la configuration technique) pour que l’équipe puisse tout installer, et n’oubliez pas qu’il y aura également une phase de démontage à la fin du tournage. Pendant ce temps, préparez-vous : révisez votre texte, hydratez-vous, vérifiez votre tenue et n’hésitez pas à demander des informations à l’équipe de tournage pour comprendre le déroulement, l’équipement utilisé, etc.
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Le plus difficile est passé. Maintenant, profitez du tournage tout en vous assurant de coordonner les comédiens et l’équipe technique. Prenez en compte également qu’il pourra y avoir sur le lieu des rafraîchissements et de la nourriture pour tout le monde, afin de maintenir une bonne ambiance et d’assurer le confort de tous les participants, qui peut être gérer soit par vous soit par l’équipe prestataire elle-même.
Si vous souhaitez plus d’information sur le déroulement d’un tournage et la préparation pour le jour j, avec les différents acteurs en jeu, n’hésitez pas à consulter l’un de nos derniers articles sur « les étapes clé d’une production vidéo »qui retrace chaque étape et pourra répondre à vos questions.
✨Le mot de la fin ✨
Si nous avions un conseil à vous donner, ce serait de maintenir une communication constante avec votre prestataire tout au long du projet, et même après. Cette communication permet d’assurer une cohérence et une coordination claires entre vous et votre prestataire. En effet, cela garantit que vous soyez sur la même longueur d’onde à chaque étape et que vous soyez d’accord sur l’ensemble du projet. Une bonne communication aide à éviter les malentendus, à résoudre rapidement les problèmes éventuels et à assurer que le résultat final répondra parfaitement à vos attentes
Vous êtes pârer pour organiser et tourner dans votre entreprise. Alors à vous de jouer ! Vous disposez de toutes les cartes en mains.
Découvrez également notre article expliquant les étapes d’une production vidéo.
